📖 Guide d'utilisation

Application de gestion documentaire — Formation Sécurité en Eau Vive

Sommaire
  1. À quoi sert cette application ?
  2. Étape 1 — Réglages initiaux
  3. Étape 2 — Créer une session
  4. Étape 3 — Gérer les agents
  5. Étape 4 — Liens et QR codes apprenants
  6. Étape 5 — Générer les documents PDF
  7. Étape 6 — Après la formation
  8. Le portail apprenant (vue de l'apprenant)
  9. Envoyer des documents par email
  10. Questions fréquentes
1. À quoi sert cette application ?

Cette application vous permet de gérer toute la paperasse liée à vos sessions de formation « Sécurité en Eau Vive » (2 jours, 14h) au Stade de Saint-Pierre-de-Bœuf.

Ce que vous faites (formateur) :
  • Créer des sessions de formation
  • Gérer la liste des agents formés
  • Générer tous les documents PDF en 1 clic
  • Suivre les signatures d'émargement en temps réel
  • Envoyer les documents par email
Ce que font les apprenants :
  • Reçoivent un lien ou QR code unique
  • Signent leurs émargements sur leur téléphone
  • Remplissent leur évaluation de la formation
  • Téléchargent leurs propres documents
2. Étape 1 — Réglages initiaux (à faire une seule fois)

Avant de commencer, allez dans ⚙️ Réglages et remplissez :

Votre nom et prénom Apparaîtra sur tous les documents
Votre email et téléphone Pour les convocations et documents
Votre signature Dessinez-la une fois → elle s'affichera sur tous les PDFs
SIRET / N° DA Requis pour la convention de formation (à compléter quand disponible)
Config email (SMTP) Pour envoyer les documents directement depuis l'app
URL de l'application Doit être https://eauvive.cplabs.fr — utilisée pour les QR codes
3. Étape 2 — Créer une session de formation
  1. Cliquez sur 📅 Sessions dans le menu
  2. Cliquez sur + Nouvelle session
  3. Remplissez : titre, date J1, date J2 (le lieu est pré-rempli)
  4. Cliquez Créer la session
💡 Exemple de titre : « Sécurité Eau Vive — Mairie de Varces — Juin 2025 »
4. Étape 3 — Gérer les agents

Créer un agent : menu 👤 Agents → + Nouvel agent → remplir nom, prénom, email, organisme, poste → Créer.

Inscrire un agent à une session :

  1. Ouvrez la session (📅 Sessions → cliquer sur la session)
  2. Dans la colonne de droite, sélectionnez l'agent dans la liste déroulante
  3. Cliquez Ajouter
💡 Un agent peut être inscrit à plusieurs sessions. Ses informations sont centralisées (inutile de le re-saisir à chaque fois).
5. Étape 4 — Liens et QR codes apprenants

Chaque apprenant reçoit un lien unique et personnel qui lui donne accès à son espace : signature, évaluation, et téléchargement de ses documents.

Comment générer les liens :

  1. Ouvrez la session
  2. Cliquez sur ✨ Générer les liens (barre bleue au-dessus du tableau)
  3. Un lien unique est créé pour chaque agent inscrit

Deux façons de partager le lien :

📧 Par email
Cliquez sur l'icône 📧 dans la ligne de l'agent → envoyer le lien avec les documents.
📱 Par QR code en salle
Cliquez sur 📱 Page QR codes → imprimez la page → découpez les cartes → distribuez-les au début de la formation.
6. Étape 5 — Générer les documents PDF

Dans le tableau des agents d'une session, chaque ligne contient des boutons :

📨ConvocationÀ envoyer avant la formation
📝Convention de formationÀ faire signer par l'employeur
✍️Signer manuellementSi l'apprenant n'a pas de téléphone
⭐ÉvaluationSaisir l'évaluation depuis le backoffice
✅Attestation de présenceGénérée avec les signatures
🎓Attestation de formationCertificat de fin de formation
📄Émargement globalTableau de toute la session (bouton en haut)
💡 Cliquer sur un bouton PDF ouvre le document dans un nouvel onglet. Vous pouvez l'imprimer ou le télécharger depuis le navigateur.
7. Étape 6 — Après la formation
  1. Vérifiez que toutes les signatures sont à 4/4 pour chaque agent
  2. Générez la feuille d'émargement globale (📄 Émargement session) → à conserver
  3. Générez et envoyez les attestations de présence et de formation à chaque agent
  4. Les évaluations remplies par les apprenants sont consultables dans l'app et exportables en PDF

Toutes les données sont archivées. Vous pouvez retrouver une session passée, re-générer un document ou re-envoyer un email à tout moment via 📅 Sessions → Sessions passées.

8. Le portail apprenant (ce que voit l'apprenant)

Quand un apprenant ouvre son lien (ou scanne son QR code), il arrive sur une page personnelle qui lui affiche uniquement ses propres informations :

  • Émargement : il signe chaque demi-journée du bout du doigt (ou à la souris)
  • Évaluation : il remplit le formulaire d'évaluation
  • Documents : il télécharge sa convocation et ses attestations
💡 L'apprenant ne voit jamais les données des autres. Chaque lien est strictement personnel.
9. Envoyer des documents par email
  1. Dans le tableau des agents, cliquez sur l'icône 📧 dans la colonne « Lien apprenant »
  2. Sélectionnez les documents à joindre (et/ou le lien apprenant)
  3. Cliquez Envoyer

Pour que l'envoi fonctionne, configurez d'abord votre compte email dans ⚙️ Réglages → Email (SMTP).

Gmail : vous devez créer un « mot de passe d'application » (pas votre mot de passe habituel). Rendez-vous sur myaccount.google.com/apppasswords.
10. Questions fréquentes

Le lien ne change pas. Retournez dans la session, copiez le lien (bouton 📋) ou renvoyez-le par email (bouton 📧).

Utilisez le bouton ✍️ dans le tableau de la session pour saisir sa signature manuellement depuis votre propre ordinateur.

Oui. Sur la page de signature (✍️), cliquez « Effacer la signature » puis re-signez. Depuis le portail apprenant, le bouton « Effacer ma signature » est également disponible.

Oui, tout est stocké dans une base de données locale sur le serveur. Aucune donnée n'est envoyée vers des services externes (sauf lors de l'envoi d'emails).

Il n'y a rien à faire : les sessions passées apparaissent automatiquement dans « Sessions passées » sur le tableau de bord. Toutes les données restent accessibles indéfiniment.